De laatste maanden ben ik veel bezig met timemanagement. Hoe ga ik om met het dagelijks jongleren van werk- en privé-activiteiten? Je komt er al snel achter dat het geen vraagstuk is van hoe je nog efficiënter met je tijd om kunt gaan maar dat het vooral over het stellen van prioriteiten gaat. Tony Crabbe stelt dat het gaat om management of attention. Laura Vanderkam praat in bovenstaande TED-talk soortgelijke taal. We have plenty of time! De vraag is welke keuzes maak je wat je met je tijd doet.

Geen toverstokje
Ik loop regelmatig de boekhandel bij Schiphol Plaza binnen. Ze hebben daar een aardige verzameling van allerlei ‘self-help’ titels op de plank liggen. Van die boeken die over ‘jou’ gaan. Zo af en toe hap ik en koop ik dé oplossing voor mijn probleem. Vorig jaar kocht ik het boekje What the most successful people do before breakfast; How to achieve more at work and at home van Laura Vanderkam. In het boekje beschrijft zij hoe succesvolle mensen hun dag indelen waarbij het haar opvalt dat bij deze mensen de meest productieve uren de (vroege) ochtenduren zijn. Dat wilde ik natuurlijk ook!

Maar, zoals Vanderkam uitlegt in haar boekje en in bovenstaande presentatie, het gaat niet om het creëren van tijd door activiteiten nog efficiënter te leren uitvoeren of in te korten. We don’t build the lives we want by saving time. We build the lives we want, and then time saves itself. Waar richt je je aandacht op, welke prioriteiten stel je? Er is geen toverstokje. 

Keuzes maken
Vanderkam geeft aan dat tijd een elastisch concept is. Er zitten 24 uur in een dag en daar kun je niets aan veranderen. Maar je kan de tijd indelen zoals je wilt, afhankelijk van de keuzes die je maakt.  Zeggen dat je ergens geen tijd voor hebt is eigenlijk zeggen dat je het geen prioriteit vindt.

En ook al hebben we het ‘druk’, hoe kunnen we toch leren onze tijd zoveel mogelijk te besteden aan de zaken die we belangrijk vinden. Op het gebied van carrière, relaties en jezelf. Vanderkam stelt voor dat je een prioriteitenlijstje maakt waarbij je aandacht schenkt aan deze drie categorieën. We vergeten altijd onszelf, maar inspanning en ontspanning dienen in balans te zijn. Vanderkam pleit er voor om deze prioriteiten als eerste in je agenda te zetten, nog voor de week begint. Vrijdagmiddag is een perfect moment om dit te doen volgens haar.

Prioriteitenmatrix
Op de korte termijn in eerste instantie een lastige opgave maar volgens haar moeten we op de lange termijn in staat zijn om onze tijd zoveel als mogelijk te (durven) vullen met prioriteiten die belangrijk zijn voor jou. Ik werk zelf met een prioriteiten-matrix. Linksboven in de matrix plaats je de taken die je belangrijk vindt en dringend zijn. Rechtsboven plaats je de taken die je belangrijk vindt maar niet dringend zijn: de toekomstplannen. Hoe krijg je deze toekomstplannen in het kwadrant ernaast? Linksonder staan de taken die onbelangrijk zijn in de zin van dat jij ze niet op je prioriteitenlijstje hebt staan, maar wel dringend zijn. Rechtsonder plaats je de taken die onbelangrijk zijn en ook niet dringend, en misschien moeten anderen dat dan maar doen.

Kijk ik naar mijn gemiddelde week dan ben ik toch te veel bezig met de taken in het kwadrant linksonder in plaats van rechtsboven. Hoe krijg je dat in balans? Vanderkam geeft de suggestie om in plaats van terug te kijken op wat je dit jaar allemaal hebt bereikt maar eens op te schrijven wat het volgende jaar een geweldig jaar gaat maken. In de categorie werk, relatie en jezelf.

Tijd genoeg
En hebben we het ‘druk’? We hebben genoeg tijd om leuke dingen te doen, stelt Vanderkam. Haar rekensommetje is als volgt. 24 uren in een dag maal zeven dagen per week is 168 uren. Daarvan werk je er 40? 56 uur slaap je weg. Hou je 72 uur over. Laat het er 62 zijn. Plenty of time. Het gaat er om hoe je de tijd benut. Ook in kleine beetjes tijd kun je dingen doen die grote impact hebben.

It’s about looking at the whole of one’s time and seeing where the good stuff can go. I truly believe this. There is time. Even if we are busy, we have time for what matters. And when we focus on what matters,we can build the lives we want in the time we’ve got.

En ik heb een hele kerstvakantie om daar eens lekker over na te denken!